GED institucional

Visão geral

Implantação do GED, a gestão eletrônica de documentos, que levou a gestão documental institucional do SENAR-RS para o ambiente digital.

Contexto e desafio

A necessidade era centralizar os documentos da instituição, organizar o acesso às informações e facilitar a localização e o controle dos arquivos, reduzindo a dispersão dos documentos.

Meu papel

Exerci a liderança técnica e o planejamento do projeto: defini a solução e as prioridades e acompanhei as entregas junto às equipes. Também liderei a implantação.

Abordagem técnica

• Planejamento do projeto, com definição de solução, prioridades e entregas.
• Implantação do GED como base da gestão documental institucional.
• Acompanhamento das entregas em conjunto com as equipes envolvidas.

Principais decisões

• Organização por classificação e finalidade. Os documentos são organizados de acordo com sua classificação e sua finalidade institucional.
• Acesso conforme as responsabilidades. Os mecanismos de acesso foram estruturados segundo o papel de cada usuário.
• Foco na localização e na disponibilidade. A prioridade foi que as áreas envolvidas encontrem e tenham os documentos disponíveis.

Aprendizados

Projetos de gestão documental envolvem não apenas tecnologia, mas também governança da informação, segurança, organização de processos e a experiência dos usuários.